Términos de servicio

DentOS es un sistema en línea, desarrollado por SYNAPTEK, que permite la gestión integral de clínicas odontológicas, presentado en un modelo SAAS. El presente documento tiene por objeto regular la relación entre las partes, bajo la modalidad contractual de prestación de servicios profesionales de tecnología, en virtud del cual  SYNAPTEK se compromete a apoyar al Contratante en el desarrollo de la prestación de servicios de odontología o afines a su objeto social mediante un sistema de gestión odontológica en línea, a través de la creación de una página web con todas las funcionalidades acordadas, así como a prestar asistencia rigurosa en el soporte técnico y capacitaciones que sean solicitados por el Cliente.

Alcance de las condiciones de uso: Las presentes condiciones generales de uso, tiene como objeto el establecimiento de los términos y condiciones en virtud de los cuales DentOS prestará a favor del CLIENTE los servicios SAAS, a continuación se regulan (i) El acceso y utilización remotos por parte del CLIENTE, del sistema DentOS contratado, que forma parte y estará residente en la plataforma SAAS de SYNAPTEK o de terceros subcontratados, actuando SYNAPTEK, como proveedor de servicio de aplicaciones (ii) La concesión a favor del cliente de la correspondiente licencia de uso del sistema DentOS contratado.

PROCESO DE SUSCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS SAAS Y DE LA LICENCIA DE USO DEL SISTEMA DENTOS

Para iniciar el proceso de suscripción, el CLIENTE deberá aceptar las presentes condiciones generales de uso, con lo cual se dará por sentado que se admiten totalmente, y se procederá al montaje y personalización correspondiente. A dicho respecto, se deja expresa constancia que el CLIENTE tendrá la opción de culminar el proceso de suscripción, de acuerdo con las presentes condiciones generales de uso. En el proceso de suscripción, el CLIENTE indicará, entre otros aspectos, (i) el paquete de servicios al cual desea suscribirse, (ii) un interlocutor encargado de centralizar y coordinar las relaciones con DentOS y (iii) el método y la periodicidad preferida para la realización del pago del servicio.  La conclusión del proceso de suscripción y el primer pago se sujetará a (i) a la comprobación por ambas partes del plan a tomar, (ii) a la confirmación comunicada al CLIENTE de la suscripción realizada, (iii)se procederá al pago del valor correspondiente al servicio contratado, verificado, efectivamente como puesto en funcionamiento y en la proporción de las clínicas y/o centros radiológicos en funcionamiento. •El pago del servicio se realizará por parte del CLIENTE a través de una de las plataformas de pago proporcionadas por DentOS, la cual se encargará de enviar la apropiada factura con antelación. Una vez realizado el pago, se contactará al CLIENTE para realizar la confirmación y el agendamiento de la capacitación inicial. El CLIENTE podrá en cualquier momento acceder al estado de su cuenta, solicitándola por el debido conducto regular. El CLIENTE se entenderá informado y manifestará su aceptación o no a la información contenida en los términos generales de uso, y en el acuerdo a nivel de servicio. En caso de actualizaciones, nuevas funcionalidades y modernización de infraestructura, SYNAPTEK se reserva el derecho de actualizar y modificar los términos de servicio en cualquier momento sin previo aviso, los cuales serán informadas inmediatamente al CLIENTE via el correo registrado para este fin. Las nuevas funcionalidades que pueden ser añadidas al servicio estarán sujetas a los Términos del Servicio. Si el CLIENTE no está de acuerdo con el contenido de las condiciones generales, deberá abstenerse de continuar el proceso de suscripción.

LICENCIA DE USO DEL SISTEMA DENTOS

SYNAPTEK concede al CLIENTE una licencia intransferible de uso del sistema DentOS suscrito, únicamente bajo los términos y condiciones acordados aquí, y en cualquier otra documentación que acuerden las partes como aplicable, ya sea en papel, disco, memoria de solo lectura del ordenador, o bien en cualquier otro soporte que en cada momento sea de aplicación. La utilización del sistema DentOS solo estará permitida al CLIENTE y los usuarios que este mismo disponga, de acuerdo con el plan de suscripción que se haya especificado. El CLIENTE se abstendrá de realizar copias de cualquier elemento vinculado al sistema DentOS, así como revelar y permitir el acceso de terceros al mismo. Los derechos concedidos al CLIENTE de conformidad con lo previsto en las presentes condiciones generales de uso se extienden a cualquier actualización o nueva versión que sustituya y/o complemente el sistema DentOS contratado, salvo que la actualización o nueva versión, contenga condiciones de uso propias.

TÉRMINOS DE SERVICIO.

El CLIENTE reconoce y accede a los siguientes términos de servicio, los cuales gobernarán el acceso del CLIENTE, así como su uso del servicio al sistema DentOS. En adición, el CLIENTE está de acuerdo que, a no ser que haya sido específicamente aclarado, cualquier nueva característica, que aumente o mejore el servicio, y/o cualquier nuevo servicio, estará sujeto a este mismo acuerdo. El Representante Legal del Cliente actúa en nombre de este, declara y garantiza que tiene completa autorización para vincular al cliente a las condiciones de uso que se le hayan dado a conocer y aceptado previamente a la firma de este contrato. El Cliente debe tener acceso a internet. Modem, cable, DSL, o cualquier otra forma de conexión a internet, es requerida para el correcto funcionamiento de DentOS. El cliente es responsable de procurar y mantener las conexiones de red, que enlazan la red del cliente, con el servicio, incluyendo, pero no limitado a, software de “navegación” que soporte completamente los protocolos usados por DentOS. DentOS no es responsable de cualquier riesgo que pueda implicar la ejecución de software no propietario, ni operado por SYNAPTEK. SYNAPTEK SAS se compromete a notificar adecuadamente sobre cualquier tipo de actualización, mejora o parche realizada en su plataforma DentOS, vía correo electrónico, por lo cual EL CLIENTE se compromete a informar debidamente al personal de SYNAPTEK en caso de que haya alguna modificación en sus datos de contacto. DentOS no se hace responsable del desempeño, ni de la confiabilidad de las conexiones descritas en esta sección. Veracidad de la información de contacto del cliente y de SYNAPTEK. Las partes en este contrato deben proveer información actual, completa y veraz, sobre su nombre legal, dirección física, dirección de correo y número de teléfono, así como mantener dichos datos actualizados en el momento de realizar cualquier cambio a los mismos e informar a la otra parte por escrito ante cualquier cambio que hubiese en cualquiera de esto datos de identificación. Usuarios: Claves, acceso y notificación. El cliente debe autorizar acceso y asignar nombres y claves de usuario únicas, los cuales serán para los usuarios designados y no podrán compartirse o usadas por más de un usuario. El Cliente es responsable de garantizar que cada uno de los Usuarios de DentOS gestiona y mantiene actualizada la información de su Cuenta. En cualquier momento, el Cliente puede solicitar la corrección de los Datos Personales proporcionados como parte del registro de una Cuenta o la eliminación de estos de la Información de la Cuenta, en cuyo caso dicha información será corregida o eliminada, si bien es posible que ello impida el acceso a DentOS. El Cliente es responsable de garantizar que cada uno de los Usuarios de DentOS protege la identificación y contraseña de su Cuenta, y, asimismo, controla quién puede acceder a una Cuenta de Usuario de DentOS o utilizar DentOS en nombre del Cliente. El cliente también será responsable de la confidencialidad y uso de la clave del usuario, así como del uso racional de la misma, para prevenir su pérdida, o acceso no autorizado a las cuentas del sistema.  El CLIENTE accede a la creación de usuarios por parte del personal de SYNAPTEK, en las etapas de instalación y capacitación del sistema DentOS, una vez se hayan concluido las mismas, el CLIENTE está en total libertad de desactivar dichas cuentas.  Transmisión de datos.  EL CLIENTE entiende que el proceso técnico y transmisión de comunicación electrónica es fundamentalmente necesaria para el uso del servicio. El CLIENTE también comprende que el proceso de comunicación electrónica involucra transmisión a través de internet y redes subsecuentes, de las cuales solo una parte puede ser manejada por DentOS, por lo tanto, SYNAPTEK no puede hacerse responsable por acceso inescrupulosos desde una red LAN interna, o por ingresos remotos de los cuales DentOS no puede tener control. Sin embargo, SYNAPTEK se hará responsable de la seguridad e idoneidad que dependa del sistema DentOS. Soporte. Como parte del servicio, DentOS proveerá soporte al CLIENTE, en forma de contacto directo, documentación, multimedia, y otros recursos en línea para asistir al CLIENTE en el uso del servicio. El equipo de DentOS posee amplia experiencia entrenando usuarios en el servicio, por lo cual SYNAPTEK recomienda seguir las instrucciones brindadas por el mismo, de lo contrario podría limitar substancialmente la habilidad del CLIENTE para aprovechar todo el potencial de DentOS. Las capacitaciones serán de carácter ilimitado, usando Zoom, Anydesk o herramientas similares que permitan brindar un adecuado soporte remoto, dichas capacitaciones deberán ser agendadas con un mínimo de 24 horas de antelación a la fecha requerida y pueden ser agendadas directamente desde la plataforma DentOS. El soporte estará disponible 24/7 via teléfono, WhatsAPP, Facebook e Instagram.

SEGURIDAD Y GARANTIAS. Seguridad. SYNAPTEK deberá mantener todos los componentes a nivel administrativo, físico y técnico en orden para brindar protección, confidencialidad e integridad a los datos del CLIENTE. Confidencialidad. SYNAPTEK se compromete a cumplir con la normativa y legislación vigente de protección de datos, y por tanto garantizar que la información que le sea suministrada por el Cliente, durante el desarrollo del contrato, sea manejada como confidencial y solo podrá ser utilizada para su debida ejecución. Para los efectos de este documento la “Información Confidencial” incluye todas las bases de datos que dentro del presente Contrato que contengan información personal del Cliente y cualquier información adicional que pueda surgir y sea susceptible de ser recolectada y protegida dentro del Contrato. Así mismo comprende información marcaria, de producto, comercial, operacional, científica y tecnológica, suministrada para los fines indicados en este documento, al igual que los términos y condiciones del presente en particular respecto de los clientes, consultores, empleados y otras organizaciones personales o personales relacionadas con el Cliente. Esta información tendrá el carácter de confidencial cualquiera sea el medio bajo el cual haya sido facilitada. En este sentido, SYNAPTEK se compromete a tratar los datos conforme a las instrucciones del CLIENTE, a no aplicarlos ni utilizarlos con fin distinto al de la prestación de los servicios objeto de las presentes condiciones generales de uso, y a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a terceros. El CLIENTE cumplirá asimismo las obligaciones contenidas en las disposiciones normativas sobre protección de datos personales que le atañen como responsable de los ficheros que contengan tales datos, entre otras, las obligaciones legales frente a los afectados y la autoridad competente en materia de protección de datos de carácter personal, u organismo que la sustituya, o en su caso, las autoridades competentes en la materia. Cada parte accede a: (i) mantener la información estrictamente confidencial. (ii) no usar la información confidencial, excepto en la extensión necesaria para ejecutar sus obligaciones o hacer efectivos sus derechos de acuerdo con este documento, o especificado por el CLIENTE. (iii) Proteger la confidencialidad de la misma forma que se protegería la propia. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por el Cliente. No se considera violación de la confidencialidad cuando la información debe ser entregada a autoridad competente, o cuando sea de reconocimiento público o por causas no imputables a SYNAPTEK receptor de la información. SYNAPTEK no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por el Cliente. Tratamiento de datos personales. Toda información que SYNAPTEK tenga, recolecte, reciba y obtenga de los pacientes, empleados y  terceros relacionados con el CLIENTE, de manera directa o indirecta, en forma verbal, escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma que no sea del dominio público, de la que sean titulares pacientes del CLIENTE, sus empleados y en general terceros, y que el CLIENTE tenga la calidad de OPERADOR y/o FUENTE de tal información en los términos de la Ley 1581 de 2012, será tratada por SYNAPTEK, en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de conformidad con el alcance del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y cualquier norma que lo modifique, adicione y complemente, y tal información será mantenida como confidencial y reservada por término indefinido y de conformidad con las condiciones establecidas en el presente contrato. En desarrollo de lo anterior, SYNAPTEK se compromete a Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales. Salvo autorización previa, expresa y escrita del CLIENTE, SYNAPTEK no podrá modificar, eliminar, compartir y circular a terceros ni utilizar la información y los datos de carácter personal recibidos en ejecución del Contrato, con alcances o para fines diferentes a los previstos en el contrato. Dar a tal información el tratamiento (según las definiciones dadas por el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012) de acuerdo con la finalidad señalada en el contrato; y siempre de conformidad con los principios establecidos en la ley para el tratamiento de datos personales. Dar aplicación a las obligaciones a cargo De SYNAPTEK establecidas en la Política para el Tratamiento de Datos Personales del CLIENTE, la cual se encuentre publicada en la página web del CLIENTE, o haya sido previamente entregada al personal de SYNAPTEK, de la misma manera, SYNAPTEK declara conocer previo a la suscripción del presente contrato y acoger las instrucciones que el CLIENTE le brinde en cada momento como responsable del tratamiento para la estricta prestación de los servicios encomendados al amparo del Contrato. SYNAPTEK se compromete a que tanto la Política como las instrucciones se conozcan y acaten por sus empleados, dependientes, sub-contratistas y demás subordinados que participen en la ejecución del presente Contrato. Para tal efecto SYNAPTEK debe garantizar acuerdos con los subordinados antes mencionados, aceptando que cumplirán con las políticas, instrucciones y/o protocolo de SYNAPTEK. Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas para los encargados del tratamiento de datos personales en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y las normas que la modifiquen o sustituyan. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales. Dar cumplimiento a las obligaciones señaladas por la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, respecto tanto de los pacientes del CLIENTE como de sus empleados y en general terceros, como titulares de la información. Adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y la reserva de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, en todo caso, no podrá manipular la información almacenada, respetando su integridad, autenticidad y confidencialidad de conformidad con lo establecido en el Artículo 4 Literal g) de la Ley 1266 de 2008 y Artículo 4 Literal h) de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. Esta obligación, debe SYNAPTEK a su vez, exigirla a sus dependientes, que tengan acceso a la información y estará vigente aun después de la terminación del Contrato o de las labores que forman parte del tratamiento de los datos personales. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser devueltos al CLIENTE, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. SYNAPTEK se compromete a adoptar las medidas necesarias para asegurar que los datos sean manejados únicamente por aquellas personas cuya intervención sea precisa para la ejecución del Contrato y a guardar estricto secreto profesional respecto de los datos de carácter personal a los que tiene acceso, aun después de finalizar su relación con el CLIENTE Reportar al CLIENTE todos los incidentes ocurridos en materia de Protección de Datos inmediatamente se enteren de dicho incidente. Como mínimo debe informarse el tipo de accidente, la fecha en que ocurrió y la fecha en la que se tuvo conocimiento del mismo, la causal, el tipo de dato personal comprometido y la cantidad de titulares afectados. Así mismo, debe informar las acciones tomadas a fin de evitar que situaciones similares se vuelvan a presentar. Propiedad de los datos del CLIENTE. Al igual que entre SYNAPTEK y el CLIENTE, cualquier título y propiedad intelectual del CLIENTE, es propiedad exclusiva del CLIENTE, el cual reconoce y acepta que en conexión con DentOS, SYNAPTEK, como parte de su servicio estándar, realiza copias de seguridad diarias de los datos del CLIENTE, en instancias de servidores diseñadas específicamente para este fin.  Toda la información que el CLIENTE ingrese como usuario al sistema DentOS, tanto información general de la empresa, como la información particular de todos y cada uno de los pacientes del CLIENTE, incluidos, pero no limitados a: Datos personales, información de contacto, historias Clinicas, estados de cartera, precios, pagos o abonos, tratamientos realizados, profesionales, presupuestos y en general cualquier otro dato que el CLIENTE haya ingresado al sistema son datos propietarios del CLIENTE. Dichos datos podrán ser descargados por el administrador de la página, directamente desde la plataforma, en cualquier momento. Incluso, en caso de presentarse la terminación del contrato, sin importar su razón, la plataforma se mantendrá activa indefinidamente (a menos que el CLIENTE solicite su desactivación definitiva), y la información se mantendrá a plena disposición del cliente, tal y como lo habrá sido desde el principio del contrato.

Política de privacidad para el uso del calendario de Google
En esta política de privacidad, explicamos cómo gestionamos la información personal de los usuarios que utilizan el calendario de Google. Nos tomamos en serio su privacidad y le proporcionamos transparencia sobre cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos su información.

Recopilación de información
Cuando los usuarios utilizan el calendario de Google, recopilamos información como la fecha y hora de los eventos, la ubicación, los recordatorios y las notas. También podemos recopilar información sobre las cuentas de correo electrónico y los contactos para facilitar la organización de eventos y la programación de reuniones.

Uso de la información
Utilizamos la información que recopilamos para facilitar la programación y organización de eventos en el calendario de Google. También podemos utilizar la información para mejorar el servicio o para ofrecer nuevos servicios a los usuarios.

Compartir la información
No compartimos su información personal con terceros, excepto en las siguientes circunstancias:

  1. Cuando se requiere para cumplir con la ley o una orden judicial.
  2. Cuando es necesario para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de Google, de los usuarios o del público en general.

Protección de la información
Tomamos medidas para proteger la información que recopilamos y almacenamos de posibles amenazas de seguridad o pérdida de datos. Utilizamos medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para proteger su información personal.

Derechos de acceso y control
Los usuarios tienen derecho a acceder a la información que hemos recopilado sobre ellos y a solicitar que se corrija o elimine si es incorrecta o innecesaria.

Cambios en la política de privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. En caso de cambios importantes, se notificará a los usuarios mediante una notificación en el servicio o por correo electrónico.

Contacto
Si tiene preguntas o comentarios sobre esta política de privacidad, comuníquese con nosotros

«La información recibida de las API de Google a cualquier otra aplicación se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.»

SOPORTE Y ACTUALIZACIONES. Soporte y Capacitación: Como parte de su servicio, DentOS ofrece soporte y capacitación de manera ilimitada, el soporte estará disponible vía telefónica, WhatsAPP, Facebook, Instagram y Twitter. Para acceder a las capacitaciones, estas deben agendarse con 24 horas de anticipación, cualquier día de la semana. Las capacitaciones brindadas, estarán limitadas al funcionamiento del sistema, en ningún momento se le podrá exigir al personal de DentOS asesorías administrativas, contables, normativas o tecnológicas respecto al funcionamiento particular del modelo de negocio del CLIENTE. Mantenimiento de Emergencia y Mantenimiento Programado. SYNAPTEK DentOS puede realizar un mantenimiento programado periódico durante los periodos de mantenimiento definidos por SYNAPTEK. Se pueden producir otros tiempos de inactividad programados o no programados. DentOS no estará disponible durante estos periodos. Actualizaciones: El Cliente autoriza a SYNAPTEK y acepta que DentOS pueda, de acuerdo con los procedimientos operativos habituales de DentOS, automáticamente transmitir, acceder, instalar o de cualquier otro modo proporcionar actualizaciones para DentOS sin necesidad de preaviso ni recabar el consentimiento del Cliente, dichas actualizaciones se realizarán en horas de la madrugada por lo cual no deberán afectar el trabajo habitual del CLIENTE. 

MORA Y RESTRICCION DEL SERVICIO. Si el pago de los cargos de la cuenta del Cliente se retrasa 30 días o más (salvo en lo relacionado con los cargos de conflicto razonable y de buena fe), SYNAPTEK informará el estado de mora constantemente mediante mensajes de alerta directamente en la página del cliente, y pasados 60 días de mora, SYNAPTEK se reserva el derecho de suspender la edición y adición de nuevos datos en su página vinculada al sistema DentOS. Por ningún motivo se procederá a la eliminación de datos, o deshabilitación del sitio web relacionado con el presente arreglo, a no ser que el cliente exprese dicho deseo específicamente.